为规范报销流程，更好地开展报销工作，现将学院报销流程及注意事项整理如下，此流程适用于我校各学生组织。

一、活动策划期：

活动部门填写《附件1：预算（结算）单》，写清物品名称、单价、数量、合计，经报销负责部门审核无误后，活动部门分管主席自行联系学院团委老师审核，签署学院团委意见并加盖公章。注意一定先申请并通过审批后再进行物资购买，否则不予报销。

二、活动准备期：

活动部门经批准后购买物资、收集发票（发票要求详见《附件3：发票要求》）。

三、活动后期：

活动部门整理发票、完善《附件1：预算（结算）单》结算部分、填写excel版《附件2：结算单》、打印活动开展证明并将以上材料上交。

1、发票：用铅笔在机打发票（纸质、电子版打印）正面空白处用铅笔手写负责人（即收账人）姓名、学号、活动名称、内容、单价、数量、合计。

2、《附件1：预算（结算）单》的结算部分按实际支出填写。

3、《附件2：结算单》：铅笔手写日期、总金额、发票张数（都填写到第一栏即可）、合计（大写、小写）、报销负责人姓名，并在银行账号处填写报销负责人学号。《附件2：结算单》总金额应严格与发票总金额保持一致。

4、活动开展证明：可以为活动推文（已发布）或活动新闻稿（网页版），选择合适的证明材料，通过打印网页功能打印出纸质版。

四、活动总结期：

活动部门整理相关材料并与报销负责部门交接，提交相关材料（纸质）。

学院下发报销资金后，活动部门根据记账具体下发报销资金。

【注意事项】

1、不得报销的事项：

（1）购买购物卡的发票一律不得报销。付款方式为“一卡通”、“面值卡”、“贵宾卡”、“优惠卡”、“代信誉卡”等非现金、银行结算的发票不予报销。

（2）烟酒、海参、阿胶等，健身中心、娱乐场所的发票，手机及手机附属品、掌上电脑，个人或家庭用的物业管理费、水电费、有线电视费、停车费、车辆维修费、保险费、车辆年检费不予报销。

2、水果、食品等一般不报销，如确实因活动需求需要购买，需填写特殊事项说明。

3、同一家店开具的发票上的总金额大于等于500元时需开具花费明细，且明细上必须盖有该店的发票专用章(与发票上的商店章一致)。

4、活动负责人对支出的真实性、合法性、有效性负责，且发票应保证清晰，无破损，无涂改、挖补。

5、务必做好部内记账，方便资金下发。

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